Die Frage „Odoo oder PlentyONE?“ ist selten die erste, die gestellt werden sollte. Wer ein ERP auswählt, entscheidet über Prozesse, Datenhoheit und Betriebsaufwand für die nächsten Jahre. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Auswahl im Mittelstand strukturiert und herstellerneutral angehen.
1. Zuerst die Prozesse, dann das System
Beginnen Sie nicht mit Produktvergleichen, sondern mit Ihren Abläufen: Wie läuft heute ein Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung? Wo entstehen Medienbrüche, Excel-Listen oder manuelle Nacharbeit? Aus diesen Antworten leiten Sie ab, was ein neues System leisten muss, und was nicht.
2. Anforderungen gewichten
Teilen Sie Anforderungen in drei Klassen ein: zwingend (ohne geht es nicht), wichtig (spürbarer Nutzen) und wünschenswert. Ein Muss-Kriterium, das kein Kandidat erfüllt, ist ein Hinweis auf zu hohe Ansprüche oder auf eine nötige Individualentwicklung, nicht auf das falsche System.
3. Kriterien, die in der Praxis entscheiden
| Kriterium | Fragen dazu |
|---|---|
| Gesamtkosten | Was kostet das System über fünf Jahre, einschließlich Lizenzen, Betrieb, Anpassungen und Schnittstellen? |
| Funktionsumfang | Welche Muss-Anforderungen sind ohne Anpassung abgedeckt, welche brauchen Entwicklung? |
| Betriebsmodell | Betreibt der Anbieter das System (SaaS) oder verteilt sich der Betrieb auf Ihr Team und Dienstleister? |
| Datenhoheit | Wo liegen die Daten, wie kommen Sie bei einem Wechsel wieder heraus? |
| Integration | Wie gut lässt sich das System an Shop, Marktplätze, Buchhaltung und Logistik anbinden? |
| Zukunftsfähigkeit | Passt das System zu Ihrem Wachstum in den nächsten Jahren? |
4. All-in-One oder modulares ERP?
Ein All-in-One-System bündelt viele Funktionen in einer Plattform, die der Anbieter betreibt. Das erleichtert den Einstieg und reduziert den Betriebsaufwand. Ein modulares ERP wie Odoo bietet mehr Gestaltungsspielraum und Datenhoheit, verlangt aber mehr Eigenverantwortung im Betrieb und in der Weiterentwicklung. Keines von beiden ist pauschal besser. Entscheidend ist, welches Modell zu Ihrer Prozesskomplexität und Ihren Ressourcen passt.
5. Vom Lastenheft zur Entscheidung
Fassen Sie Ihre Anforderungen in einem Lastenheft zusammen und lassen Sie die Kandidaten dazu Stellung nehmen. Bewerten Sie anhand einer gewichteten Matrix und testen Sie die zwei, drei wichtigsten Abläufe in einer Demo mit Ihren echten Daten. Beziehen Sie die Fachabteilungen ein, denn sie müssen später mit dem System arbeiten.
6. Typische Fehler bei der Auswahl
- Die Entscheidung wird nach Sympathie oder nach dem Angebot des ersten Dienstleisters getroffen.
- Folgekosten wie Schnittstellen, Hosting und Weiterentwicklung fehlen im Vergleich.
- Die Migration der Bestandsdaten wird erst nach der Systemwahl betrachtet.
- Die Fachabteilungen werden zu spät beteiligt.
Transparenzhinweis: Mathias Goldhan ist Geschäftsführer der HQ GmbH, die ERP- und Shop-Projekte technisch umsetzt. Dieser Beitrag beschreibt den Prozess unabhängig davon; Ihre Umsetzung können Sie frei vergeben.
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